Adatkezelési szabályzat

INTÉZMÉNY NÉV:	PANNON OKTATÁSI KÖZPONT GIMNÁZIUM, SZAKGIMNÁZIUM SZAKKÖZÉPISKOLA ÉS ÁLTALÁNOS ISKOLA
SZÉKHELY:	2400 DUNAÚJVÁROS PANNON KERT 1.
ADÓSZÁM:	18389997-1-07
OM AZONOSÍTÓ:	200290
NYILVÁNTARTÁSI SZÁMA:	FMKH41/2011.
KÉPVISELI:	BORGULYA ZOLTÁN - IGAZGATÓ

Jelen Szabályzat az Intézmény adatkezelési tevékenységének belső szabályait tartalmazza AZ EURÓPAI PARLAMENT ÉS A TANÁCS (EU) 2016/679 RENDELETÉNEK - (2016. április 27.) a természetes személyeknek a személyes adatok kezelése tekintetében történő védelméről és az ilyen adatok szabad áramlásáról, valamint a 95/46/EK rendelet hatályon kívül helyezéséről (általános adatvédelmi rendelet) – való megfelelés céljából.

A Szabályzat megállapítása és módosítása az igazgató hatáskörébe tartozik.

Dunaújváros, 2018. május 24.

__________________________

igazgató

TARTALOMJEGYZÉK

I. FEJEZET - ÁLTALÁNOS RENDELKEZÉSEK

Bevezetés

A Szabályzat célja

A Szabályzat hatálya

Fogalom meghatározások

II. FEJEZET - AZ ADATKEZELÉS JOGSZERŰSÉGÉNEK BIZTOSÍTÁSA

Adatkezelés az érintett hozzájárulása alapján

III. FEJEZET – MUNKAVISZONNYAL, TANULÓI JOGVISZONNYAL KAPCSOLATOS ADATKEZELÉSEK, EGYÉB ADATKEZELÉSEK

Munkaügyi, személyzeti nyilvántartás

Alkalmassági vizsgálatokkal kapcsolatos adatkezelés

Felvételre jelentkező munkavállalók adatainak kezelése, pályázatok, önéletrajzok

E-mail fiók használatának ellenőrzésével kapcsolatos adatkezelés

Számítógép, laptop, tablet ellenőrzésével kapcsolatos adatkezelés

A munkahelyi internethasználat ellenőrzésével kapcsolatos adatkezelés

Munkahelyi kamerás megfigyeléssel kapcsolatos adatkezelés

Az elektronikus úton előállított, hitelesített és tárolt dokumentumok adatkezelése (e-napló)

Diákigazolvány adatkezelése

Az intézmény rendezvényein készülő videó- és képfelvételek adatainak kezelése

Nyári gyermek napközis táborok jelentkezőinek adatkezelése

IV. FEJEZET - SZERZŐDÉSHEZ KAPCSOLÓDÓ ADATKEZELÉSEK

Szerződő partnerek adatainak kezelése – vevők, szállítók nyilvántartása

Jogi személy ügyfelek, vevők, szállítók természetes személy képviselőinek elérhetősége

Regisztráció az Intézmény honlapján

Közösségi irányelvek / Adatkezelés az Intézmény Facebook oldalán

V. FEJEZET - JOGI KÖTELEZETTSÉGEN ALAPULÓ ADATKEZELÉSEK

Adatkezelés adó- és számviteli kötelezettségek teljesítése céljából

Munkáltatói adatkezelés

VI. FEJEZET - ADATBIZONSÁGI INTÉZKEDÉSEK

Adatbiztonsági intézkedések

VII. FEJEZET - ADATVÉDELMI INCIDENSEK KEZELÉSE

Az adatvédelmi incidens fogalma

Adatvédelmi incidensek kezelése, orvoslása

Adatvédelmi incidensek nyilvántartása

VIII. FEJEZET - AZ ÉRINTETT SZEMÉLY JOGAI

Összefoglaló tájékoztatás az érintett jogairól

Részletes tájékoztatás az érintett jogairól

IX. FEJEZET - AZ ÉRINTETT KÉRELMÉNEK ELŐTERJESZTÉSE,

AZ ADATKEZELŐ INTÉZKEDÉSEI

Intézkedések az érintett kérelme alapján

X. FEJEZET - ZÁRÓ RENDELKEZÉSEK

A Szabályzat megállapítása és módosítása

Intézkedések a szabályzat megismertetésére

MELLÉKLETEK

1. melléklet	Adatkérő lap személyes adatok hozzájáruláson alapuló kezeléséhez
2. melléklet	Adatkezelési tájékoztató az érintett természetes személy jogairól személyes adatai kezelése vonatkozásában
3. melléklet	Tájékoztató a munkavállaló személyes adatainak kezeléséről és személyhez fűződő jogokról
4. melléklet	Tájékoztató munkavállaló részére alkalmassági vizsgálatáról
5. melléklet	Látogatói tájékoztató kamerás megfigyelőrendszer alkalmazásáról
6. melléklet	Adatkezelési kikötés természetes személlyel kötött szerződéshez
7. melléklet	Hozzájáruló nyilatkozat jogi személy szerződő partnerek természetes személy képviselőinek elérhetőségi adatai kezeléséhez
8. melléklet 9. melléklet 10. melléklet 11. melléklet 12. melléklet	Munkaszerződési kikötés az adatkezelési szabályzat megismeréséről, alkalmazásáról és titoktartási kötelezettségről Adatkezelési tevékenységek nyilvántartása Hozzájáruló nyilatkozat képmás és hangfelvétel készítéséhez és felhasználásához Adatvédelmi incidens bejelentése Adatvédelmi incidensek nyilvántartása

I. FEJEZET

ÁLTALÁNOS RENDELKEZÉSEK

Bevezetés

A Pannon Oktatási Központ Gimnázium, Szakgimnázium, Szakközépiskola és Általános Iskola (továbbiakban: Intézmény) kinyilvánítja, hogy adatkezelési tevékenységét - a megfelelő belső szabályok, technikai és szervezési intézkedések meghozatalával – úgy végzi, hogy az minden körülmények között megfeleljen AZ EURÓPAI PARLAMENT ÉS A TANÁCS (EU) 2016/679 RENDELETÉNEK - (2016. április 27.) a természetes személyeknek a személyes adatok kezelése tekintetében történő védelméről és az ilyen adatok szabad áramlásáról, valamint a 95/46/EK rendelet hatályon kívül helyezéséről (általános adatvédelmi rendelet a továbbiakban: Rendelet) – továbbá az információs önrendelkezési jogról és az információszabadságról szóló 2011. évi CXII. törvény (a továbbiakban: Infotv.) rendelkezéseinek.

A Szabályzat célja

1. A Szabályzat célja azon belső szabályok megállapítása és intézkedések megalapozása, amelyek biztosítják, hogy az Intézmény adatkezelő tevékenysége megfeleljen a Rendelet, és az Infotv. rendelkezéseinek.

2. A Szabályzat célja továbbá, hogy a Rendeletnek, és az abban megfogalmazott, a személyes adatok kezelésére vonatkozó elveknek (5. cikk) való megfelelés az Intézmény általi igazolására szolgáljon.

A Szabályzat hatálya

(1) A szabályzat hatálya természetes személyre vonatkozó személyes adatok Intézmény általi kezelésére terjed ki.

(2) Egyéni vállalkozó, egyéni cég, őstermelő ügyfeleket, vevőket, szállítókat e szabályzat alkalmazásában természetes személynek kell tekinteni.

(3) A Szabályzat hatálya nem terjed ki az olyan személyes adatkezelésre, amely jogi személyekre vonatkozik, beleértve a jogi személy nevét és formáját, valamint a jogi személy elérhetőségére vonatkozó adatokat. (GDPR (14))

Fogalom meghatározások

E Szabályzat alkalmazásában irányadó fogalom meghatározásokat a Rendelet 4. cikke tartalmazza. Ennek megfelelően emeljük ki a főbb fogalmakat:

1. „személyes adat”: azonosított vagy azonosítható természetes személyre („érintett”) vonatkozó bármely információ; azonosítható az a természetes személy, aki közvetlen vagy közvetett módon, különösen valamely azonosító, például név, szám, helymeghatározó adat, online azonosító vagy a természetes személy testi, fiziológiai, genetikai, szellemi, gazdasági, kulturális vagy szociális azonosságára vonatkozó egy vagy több tényező alapján azonosítható;

2. „adatkezelés”: a személyes adatokon vagy adatállományokon automatizált vagy nem automatizált módon végzett bármely művelet vagy műveletek összessége, így a gyűjtés, rögzítés, rendszerezés, tagolás, tárolás, átalakítás vagy megváltoztatás, lekérdezés, betekintés, felhasználás, közlés továbbítás, terjesztés vagy egyéb módon történő hozzáférhetővé tétel útján, összehangolás vagy összekapcsolás, korlátozás, törlés, illetve megsemmisítés;

3. „az adatkezelés korlátozása”: a tárolt személyes adatok megjelölése jövőbeli kezelésük korlátozása céljából;

4. „profilalkotás”: személyes adatok automatizált kezelésének bármely olyan formája, amelynek során a személyes adatokat valamely természetes személyhez fűződő bizonyos személyes jellemzők értékelésére, különösen a munkahelyi teljesítményhez, gazdasági helyzethez, egészségi állapothoz, személyes preferenciákhoz, érdeklődéshez, megbízhatósághoz, viselkedéshez, tartózkodási helyhez vagy mozgáshoz kapcsolódó jellemzők elemzésére vagy előrejelzésére használják;

5. „álnevesítés”: a személyes adatok olyan módon történő kezelése, amelynek következtében további információk felhasználása nélkül többé már nem állapítható meg, hogy a személyes adat mely konkrét természetes személyre vonatkozik, feltéve hogy az ilyen további információt külön tárolják, és technikai és szervezési intézkedések megtételével biztosított, hogy azonosított vagy azonosítható természetes személyekhez ezt a személyes adatot nem lehet kapcsolni;

6. „nyilvántartási rendszer”: a személyes adatok bármely módon – centralizált, decentralizált vagy funkció, vagy földrajzi szempontok szerint – tagolt állománya, amely meghatározott ismérvek alapján hozzáférhető;

7. „adatkezelő”: az a természetes vagy jogi személy, közhatalmi szerv, ügynökség vagy bármely egyéb szerv, amely a személyes adatok kezelésének céljait és eszközeit önállóan vagy másokkal együtt meghatározza; ha az adatkezelés céljait és eszközeit az uniós vagy a tagállami jog határozza meg, az adatkezelőt vagy az adatkezelő kijelölésére vonatkozó különös szempontokat az uniós vagy a tagállami jog is meghatározhatja;

8. „adatfeldolgozó”: az a természetes vagy jogi személy, közhatalmi szerv, ügynökség vagy bármely egyéb szerv, amely az adatkezelő nevében személyes adatokat kezel;

9. „címzett”: az a természetes vagy jogi személy, közhatalmi szerv, ügynökség vagy bármely egyéb szerv, akivel, vagy amellyel a személyes adatot közlik, függetlenül attól, hogy harmadik fél-e. Azon közhatalmi szervek, amelyek egy egyedi vizsgálat keretében az uniós vagy a tagállami joggal összhangban férhetnek hozzá személyes adatokhoz, nem minősülnek címzettnek; az említett adatok e közhatalmi szervek általi kezelése meg kell, hogy feleljen az adatkezelés céljainak megfelelően az alkalmazandó adatvédelmi szabályoknak;

10. „harmadik fél”: az a természetes vagy jogi személy, közhatalmi szerv, ügynökség vagy bármely egyéb szerv, amely nem azonos az érintettel, az adatkezelővel, az adatfeldolgozóval vagy azokkal a személyekkel, akik az adatkezelő vagy adatfeldolgozó közvetlen irányítása alatt a személyes adatok kezelésére felhatalmazást kaptak;

11. „az érintett hozzájárulása”: az érintett akaratának önkéntes, konkrét és megfelelő tájékoztatáson alapuló és egyértelmű kinyilvánítása, amellyel az érintett nyilatkozat vagy a megerősítést félreérthetetlenül kifejező cselekedet útján jelzi, hogy beleegyezését adja az őt érintő személyes adatok kezeléséhez;

12. „adatvédelmi incidens”: a biztonság olyan sérülése, amely a továbbított, tárolt vagy más módon kezelt személyes adatok véletlen vagy jogellenes megsemmisítését, elvesztését, megváltoztatását, jogosulatlan közlését vagy az azokhoz való jogosulatlan hozzáférést eredményezi.

13. „genetikai adat”: egy természetes személy örökölt vagy szerzett genetikai jellemzőire vonatkozó minden olyan személyes adat, amely az adott személy fiziológiájára vagy egészségi állapotára vonatkozó egyedi információt hordoz, és amely elsősorban az említett természetes személyből vett biológiai minta elemzéséből ered;

14. „biometrikus adat”: egy természetes személy testi, fiziológiai vagy viselkedési jellemzőire vonatkozó minden olyan sajátos technikai eljárásokkal nyert személyes adat, amely lehetővé teszi vagy megerősíti a természetes személy egyedi azonosítását, ilyen például az arckép vagy a daktiloszkópiai adat;

15. „egészségügyi adat”: egy természetes személy testi vagy pszichikai egészségi állapotára vonatkozó személyes adat, ideértve a természetes személy számára nyújtott egészségügyi szolgáltatásokra vonatkozó olyan adatot is, amely információt hordoz a természetes személy egészségi állapotáról;

16. „vállalkozás”: gazdasági tevékenységet folytató természetes vagy jogi személy, függetlenül a jogi formájától, ideértve a rendszeres gazdasági tevékenységet folytató személyegyesítő társaságokat és egyesületeket is.

ALAPELVEK

Személyes adat kizárólag meghatározott célból, jog gyakorlása és kötelezettség teljesítése érdekében kezelhető.
Az adatkezelésnek minden szakaszában meg kell felelnie az adatkezelés céljának, az adatok felvételének és kezelésének tisztességesnek és törvényesnek kell lennie. Csak olyan személyes adat kezelhető, amely az adatkezelés céljának megvalósulásához elengedhetetlen, a cél elérésére alkalmas.
A személyes adat csak a cél megvalósulásához szükséges mértékben és ideig kezelhető.
Az Intézmény lerögzíti, hogy az általa kezelt személyes adatokat székhelyén tárolja elektronikus állomány formájában, illetve papír alapú dokumentumokon az adatbiztonságra vonatkozó jogszabályi előírások megtartása mellett. Jelen rendelkezés valamennyi, a Vállalkozás által végzett adatkezelési- és adatfeldolgozói tevékenység tekintetében érvényes.

II. FEJEZET

AZ ADATKEZELÉS JOGSZERŰSÉGÉNEK BIZTOSÍTÁSA

Adatkezelés az érintett hozzájárulása alapján

(1) A hozzájáruláson alapuló adatkezelés esetén az érintett hozzájárulását személyes adatai kezeléséhez az 1. számú melléklet szerinti adatkérő lapon kell kérni.

(2) Hozzájárulásnak minősül az is, ha az érintett az Intézmény internetes honlapjának megtekintése során bejelöl egy erre vonatkozó négyzetet, az információs társadalommal összefüggő szolgáltatások igénybevétele során erre vonatkozó technikai beállításokat hajt végre, valamint bármely egyéb olyan nyilatkozat vagy cselekedet is, amely az adott összefüggésben az érintett hozzájárulását személyes adatainak tervezett kezeléséhez egyértelműen jelzi. A hallgatás, az előre bejelölt négyzet vagy a nem cselekvés ezért nem minősül hozzájárulásnak.

(3) A hozzájárulás az ugyanazon cél vagy célok érdekében végzett összes adatkezelési tevékenységre kiterjed. Ha az adatkezelés egyszerre több célt is szolgál, akkor a hozzájárulást az összes adatkezelési célra vonatkozóan meg kell adni.

(4) Ha az érintett hozzájárulását olyan írásbeli nyilatkozat keretében adja meg, amely más ügyekre is vonatkozik – pl.: értékesítési, szolgáltatási szerződés megkötése - a hozzájárulás iránti kérelmet ezektől a más ügyektől egyértelműen megkülönböztethető módon kell előadni, érthető és könnyen hozzáférhető formában, világos és egyszerű nyelvezettel. Az érintett hozzájárulását tartalmazó ilyen nyilatkozat bármely olyan része, amely sérti a Rendeletet, kötelező erővel nem bír.

(5) Az Intézmény nem kötheti szerződés megkötését, teljesítését olyan személyes adatok kezeléséhez való hozzájárulás megadásához, amelyek nem szükségesek a szerződés teljesítéséhez.

(6) A hozzájárulás visszavonását ugyanolyan egyszerű módon kell lehetővé tenni, mint annak megadását.

(7) Ha a személyes adat felvételére az érintett hozzájárulásával került sor, az adatkezelő a felvett adatokat törvény eltérő rendelkezésének hiányában a rá vonatkozó jogi kötelezettség teljesítése céljából további külön hozzájárulás nélkül, valamint az érintett hozzájárulásának visszavonását követően is kezelheti.

(8) Az Intézmény a 2. számú melléklet szerinti általános adatkezelési tájékoztatóját a honlapján elérhetővé teszi az érintettek számára. E tájékoztató célja, hogy az érintetteket e nyilvánosan is elérhető formában az adatkezelés megkezdése előtt és annak folyamán is egyértelműen és részletesen tájékoztassa az adataik kezelésével kapcsolatos minden tényről, így különösen az adatkezelés céljáról és jogalapjáról, az adatkezelésre és az adatfeldolgozásra jogosult személyéről, az adatkezelés időtartamáról, arról, ha az érintett személyes adatait az adatkezelő az Info tv. 6. § (5) bekezdése alapján kezeli, illetve arról, hogy kik ismerhetik meg az adatokat. A tájékoztatásnak ki kell terjednie az érintett adatkezeléssel kapcsolatos jogaira és jogorvoslati lehetőségeire is. Ezen adatkezelési tájékoztatót a legfontosabb adatkezelési lépések mindegyikénél külön linkkel jelölve megismerhetővé kell tenni (például egy regisztráció esetében a regisztráció előtt, a regisztráció folyamatánál, stb.). E tájékoztató elérhetőségéről az érintetteket tájékoztatni kell.

(9) A jogi kötelezettség teljesítése jogcímén alapuló adatkezelés az érintett hozzájárulásától független, mivel az adatkezelést törvény határozta meg. Az érintettel az adatkezelés megkezdése előtt ez esetben közölni kell, hogy az adatkezelés kötelező. Az érintettet az adatkezelés megkezdése előtt egyértelműen és részletesen tájékoztatni kell az adatai kezelésével kapcsolatos minden tényről, így különösen az adatkezelés céljáról és jogalapjáról, az adatkezelésre és az adatfeldolgozásra jogosult személyéről, az adatkezelés időtartamáról, arról, ha az érintett személyes adatait az adatkezelő a rá vonatkozó jogi kötelezettség alapján kezeli, illetve arról, hogy kik ismerhetik meg az adatokat. A tájékoztatásnak ki kell terjednie az érintett adatkezeléssel kapcsolatos jogaira és jogorvoslati lehetőségeire is. Kötelező adatkezelés esetén a tájékoztatás megtörténhet az előbbi információkat tartalmazó jogszabályi rendelkezésekre való utalás nyilvánosságra hozatalával is.

(10) Az intézményben csak azon személyes és különleges adatokat lehet kezelni, melyekre a magasabb jogszabályok előírásai lehetőséget biztosítanak. Kivételes esetben (Pl.: statisztikai adatgyűjtésnél, tudományos kutatásnál stb.) ez alól az iskola igazgatója felmentést adhat, de ebben az esetben az érintettel közölni kell, hogy az adatszolgáltatás önkéntes.

Az intézményünkben kezelt adatok nyilvántartási módja a következő: papír alapú nyilvántartás, számítógépes (elektronikus) nyilvántartás. Az intézmény adatkezelési tevékenységéért az intézmény igazgatója egy személyben felelős. Adatkezelési jogkörének gyakorlásával az intézmény egyes dolgozóit bízza meg az alábbi pontokban részletezett módon.

(11) Az adatok felvételével, nyilvántartásával megbízott dolgozók a munkaköri leírásukban szereplő feladatokkal kapcsolatosan: Az alkalmazottak adatait felvehetik, nyilvántarthatják: igazgatóhelyettes, tagintézmény vezető, telephelyi oktatáskoordinátorok, személyügyi előadó, iskolatitkár.

A tanulók adatait felvehetik, nyilvántarthatják: igazgatóhelyettes, tagintézmény vezető, telephelyi oktatáskoordinátorok, iskolatitkár, osztályfőnökök, gyermek- és ifjúság védelmi felelős

A tanulók adatait továbbíthatja: Fenntartó, bíróság, rendőrség, ügyészség, önkormányzat, államigazgatási szerv, nemzetbiztonsági szolgálat részére valamennyi adatot továbbíthatja: igazgató. A sajátos nevelési igényre, a beilleszkedési, tanulási, magatartási nehézségre vonatkozó adatokat a pedagógiai szakszolgálat intézményeinek továbbíthatja: igazgató, igazgatóhelyettes, osztályfőnök, gyermek- és ifjúságvédelmi felelős. A magatartás, szorgalom és tudás értékelésével kapcsolatos adatokat az érintett osztályon belül, a nevelőtestületen belül, a szülőnek, a vizsgabizottságnak, a gyakorlati képzés szervezőjének, a tanulószerződés kötőjének, iskolaváltás esetén az új iskolának, a szakmai ellenőrzés végzőjének továbbíthatja: igazgató, igazgatóhelyettes, osztályfőnök, iskolatitkár.

A diákigazolvány – jogszabályban meghatározott – kezelője részére a diákigazolvány kiállításához szükséges valamennyi adatot továbbíthatja: iskolatitkár. A tanuló iskolai felvételével, átvételével kapcsolatosan az érintett iskolához, felsőoktatási intézménybe történő felvétellel kapcsolatosan az érintett felsőoktatási intézményhez adatot továbbíthat: igazgató, igazgatóhelyettes, osztályfőnök. Az egészségügyi, iskola-egészségügyi feladatot ellátó intézménynek a gyermek, tanuló egészségügyi állapotának megállapítása céljából adatot továbbíthat: igazgató. A családvédelemmel foglalkozó intézménynek, szervezetnek, gyermek- és ifjúságvédelemmel foglalkozó szervezetnek, intézménynek a gyermek, tanuló veszélyeztetettségének feltárása, megszüntetése céljából adatot továbbíthat: igazgató, igazgatóhelyettes, osztályfőnök, gyermek- és ifjúságvédelmi felelős. A lemorzsolódással veszélyeztetett tanulók támogatására szolgáló korai jelző- és pedagógiai támogató rendszerhez kapcsolódó feladatok ellátása során az adatkezelésre jogosultak: érintett osztályfőnökök és az iskolatitkár – az adatkezelés általános szabályai alapján. Az alkalmazottak adatait a közalkalmazottak személyi anyagában kell nyilvántartani. A személyi anyag része a közalkalmazottak jogállásáról szóló 1992. évi XXXIII. törvény alapján összeállított közalkalmazotti alapnyilvántartás. A személyi anyagot az e célra személyenként kialakított gyűjtőben zárt szekrényben kell őrizni. Az alkalmazottak személyi anyagának vezetéséért és rendszeres ellenőrzéséért az igazgató a felelős.

(12) A tanulók személyes adatait osztályonként csoportosítva, az alább felsorolt nyilvántartásokban kell őrizni:

összesített tanulói nyilvántartás (vezetéséért felelős: iskolatitkár)
törzskönyv (vezetéséért felelős: igazgatóhelyettes, osztályfőnökök)
bizonyítvány (vezetéséért felelős: igazgatóhelyettes, osztályfőnökök)
beírási napló (vezetéséért felelős: iskolatitkár)
osztálynaplók (vezetéséért felelős: igazgatóhelyettes, osztályfőnökök)
napközis és tanulószobai csoportnaplók (vezetéséért felelős: igazgatóhelyettes, napközis nevelők, tanulószoba vezető)
diákigazolványok nyilvántartása (vezetéséért felelős: iskolatitkár).
A tanulóknak a jogszabályokban biztosított kedvezményekre jogosító adatait a számviteli szabályoknak megfelelő pénzügyi nyilvántartásokhoz csatolva kell nyilvántartani. Ennek kezeléséért az intézmény igazgatóhelyettese a felelős. Az intézmény adatkezelési szabályzatának a jogszabályi előírásokhoz igazodó mindenkori módosításáért az igazgató a felelős.

III. FEJEZET

MUNKAVISZONNYAL, TANULÓI JOGVISZONNYAL KAPCSOLATOS ADATKEZELÉSEK, EGYÉB ADATKEZELÉSEK

Munkaügyi, személyzeti nyilvántartás

(1) A munkavállalóktól kizárólag olyan adatok kérhetők és tarthatók nyilván, valamint olyan munkaköri orvosi alkalmassági vizsgálatok végezhetők, amelyek munkaviszony létesítéséhez, fenntartásához és megszüntetéséhez, illetve a szociális-jóléti juttatások biztosításához szükségesek és a munkavállaló személyhez fűződő jogait nem sértik.

(2) Az Intézmény munkáltatói jogos érdekeinek érvényesítése (Rendelet 6. cikk (1) bekezdése f)) szerződéses jogviszony (magánszeméllyel, egyéni vállalkozóval, társas vállalkozóval) létesítése, teljesítése vagy megszűnése céljából kezeli a munkavállaló alábbi adatait:

1. név

2. születési név,

3. születési ideje,

4. anyja neve,

5. lakcíme,

6. állampolgársága,

7. adóazonosító jele,

8. TAJ száma,

9. nyugdíjas törzsszám, nyugdíjfolyósítás jogcíme (nyugdíjas munkavállaló esetén),

10. telefonszám,

11. e-mail cím,

12. személyi igazolvány száma,

13. lakcímet igazoló hatósági igazolvány száma,

14. bankszámlaszáma,

15. online azonosító (ha van)

16. munkába lépésének kezdő és befejező időpontja,

17. munkakör,

18. iskolai végzettségét, szakképzettségét igazoló okmány másolata,

19. fénykép,

20. önéletrajz,

21. pedagógus azonosító

22. munkabér összege, a bérfizetéssel, egyéb juttatásaival kapcsolatos adatok,

23. a munkavállaló munkabéréből jogerős határozat vagy jogszabály, illetve írásbeli hozzájárulása alapján levonandó tartozást, illetve ennek jogosultságát,

24. a munkavállaló munkájának értékelése,

25. a munkaviszony megszűnésének módja, indokai,

26. munkakörtől függően erkölcsi bizonyítványa

27. a munkaköri alkalmassági vizsgálatok összegzése,

28. magán,- és önkéntes nyugdíjpénztári, önkéntes kölcsönös biztosító pénztári tagság esetén a pénztár megnevezése, azonosító száma és a munkavállaló tagsági száma, pénztár folyószámlaszáma, magánnyugdíj pénztári okirat másolata,

29. külföldi munkavállaló esetén útlevélszám; munkavállalási jogosultságot igazoló dokumentumának megnevezését és száma,

30. munkavállalót ért balesetek jegyzőkönyveiben rögzített adatokat;

31. a jóléti szolgáltatás, kereskedelmi szálláshely igénybe vételéhez szükséges adatokat;

32. az Intézményben biztonsági és vagyonvédelmi célból alkalmazott kamera rendszer által rögzített adatokat.

33. egyéni vállalkozói igazolvány száma, fénymásolata, kiadásának kelte, adószáma,

34. társas vállalkozás neve, adószáma, székhelye, cégjegyzék száma, folyószámlaszáma, cégkivonat és aláírási címpéldány másolata

35. megbízási szerződéskötés esetén nyilatkozat a heti 36 órát elérő főállású munkahely megnevezéséről, címéről,

36. nyilatkozat munkanélküli ellátásról

(3) Betegségre és szakszervezeti tagságára vonatkozó adatokat a munkáltató csak a Munka Törvénykönyvben meghatározott jog, vagy kötelezettség teljesítése céljából kezel.

(4) A személyes adatok címzettjei: a munkáltató vezetője, munkáltatói jogkör gyakorlója, az Intézmény munkaügyi és bérfeladatokat ellátó munkavállalói és adatfeldolgozói.

(5) Az Intézmény tulajdonosai részére csak a vezető állású munkavállalók személyes adatai továbbíthatók.

(6) A személyes adatok tárolásának időtartama: a munkaviszony megszűnését követő 50. év.

(7) Az érintettel az adatkezelés megkezdése előtt közölni kell, hogy az adatkezelés a Munka törvénykönyvén és a munkáltató jogos érdekeinek érvényesítésén alapul

(8) A munkáltató a munkaszerződés, megbízási szerződés megkötésével egyidejűleg a jelen szabályzat 3. számú melléklete szerinti Tájékoztató átadásával tájékoztatja a munkavállalót személyes adatainak kezeléséről és személyéhez fűződő jogokról.

(9 Az intézmény tanulói jogcímén létesítése, teljesítése vagy megszűnése céljából, a felnőttképzési szerződésben részt vevők szerződésével kapcsolatban kezeli az alábbi adatokat:

1. név

2. születési név,

3. születési ideje,

4. anyja neve,

5. lakcíme,

6. állampolgársága,

7. adóazonosító jele,

8. TAJ száma,

9. telefonszám,

10. e-mail cím,

11. személyi igazolvány száma,

12. lakcímet igazoló hatósági igazolvány száma,

13. bankszámlaszáma,

14. online azonosító (ha van)

15. tanulói jogviszony, a felnőttképzési szerződés kezdő és befejező időpontja,

16. iskolai végzettségét, szakképzettségét igazoló okmány másolata,

17. fénykép,

18. iskola orvosa által vezetett esetleges egészségügyi adatokat,

19. a foglalkozás- egészségügyi alkalmassági vizsgálati eredmény adatokat,

20. tanulói jogviszony/felnőtt képzési szerződés létesítésére engedély a szülő, törvényes képviselőtől, ill. a szülő/törvényes képviselő neve, lakóhelye, tartózkodási helye, telefonszáma.

21. Kiskorú tanuló esetén a szülője, törvényes képviselője adatai kérésével egyidejűleg, a tanulói jogviszony létesítésére engedély.

(10) A személyes adatok tárolásának időtartama: a tanulói jogviszony megszűnését követően az alábbiak: naplók esetében 5 év, felvétel- átvétel esetén 20 év, törzslapok, póttörzslapok, beírási naplók nem selejtezhetők. (minden egyéb esetben az intézmény irattári tervében meghatározottak szerint)

(11) Intézményünk a 2011. évi CXC. törvény 41.§ alapján Fenntartója – a Humán – Pszicho 2002. Nonprofit Kft. részére átadhat adatokat:

Pedagógusokról:

oktatási azonosító száma
pedagógusigazolványának száma
a jogviszonya időtartama
heti munkaidejének mértéke

Óraadó tanárokról:

név,
születési hely, idő,
neme
állampolgársága
nem magyar állampolgár esetén, a Magyarország területén való tartózkodás jogcímét és a tartózkodásra jogosító okirat megnevezését, számát,
lakóhelyét, tartózkodási helyét,
végzettségével, szakképzettségével kapcsolatos adatokat,
oktatási azonosító számát

Tanulókról:

neve
születési helye és ideje
neme
állampolgársága
nem magyar állampolgár esetén, a Magyarország területén való tartózkodás jogcíme és a tartózkodásra jogosító okirat megnevezése, száma,lakóhelyének, tartózkodási helyének címe
társadalombiztosítási azonosító jele
szülője, törvényes képviselője neve, lakóhelye, tartózkodási helye, telefonszáma,
tanulói jogviszonnyal kapcsolatosan
felvételivel kapcsolatos adatok,
az a köznevelési alapfeladat, amelyre a jogviszony irányul,jogviszonnyal kapcsolatos
jogviszony kezdetejogviszony szünetelésével, megszűnésével kapcsolatos adatok,a tanulói jogviszony megszűnésének időpontja és oka,a gyermek, tanuló mulasztásával kapcsolatos adatok,kiemelt figyelmet igénylő gyermekre, tanulóra vonatkozó adatok,a tanuló- és gyermekbalesetre vonatkozó adatok,a gyermek, tanuló oktatási azonosító száma,mérési azonosító,a magántanulói jogállással kapcsolatos adatok,a tanuló magatartásának, szorgalmának és tudásának értékelése és minősítése, vizsgaadatok,felnőttoktatás esetében az oktatás munkarendjével kapcsolatos adatok,
a tanulói fegyelmi és kártérítési ügyekkel kapcsolatos adatok,
a tanuló diákigazolványának sorszáma,
a tankönyvellátással kapcsolatos adatok,
évfolyamismétlésre vonatkozó adatok,
az országos mérés-értékelés adatai.
a jogszabályokban biztosított kedvezményekre való igényjogosultság elbírálásához és igazolásához szükséges adatok (amelyből megállapítható a jogosult személye és a kedvezményre való jogosultsága)
sajátos nevelési igénye, beilleszkedési, tanulási és magatartási nehézsége tényét,
diákigazolványának számát,
jogviszonyával kapcsolatban azt, hogy magántanuló-e, tanköteles-e, jogviszonya szünetelésének kezdetét és befejezésének idejét,
jogviszonya keletkezésének, megszűnésének jogcímét és idejét,
nevelési-oktatási intézményének nevét, címét, OM azonosítóját,
jogviszonyát megalapozó köznevelési alapfeladatot,
nevelésének, oktatásának helyét,
felnőttoktatás esetében az oktatás munkarendjével kapcsolatos adatokat,
tanulmányai várható befejezésének idejét,
évfolyamát

Alkalmassági vizsgálatokkal kapcsolatos adatkezelés

(1) A munkavállalóval szemben csak olyan alkalmassági vizsgálat alkalmazható, amelyet munkaviszonyra vonatkozó szabály ír elő, vagy amely munkaviszonyra vonatkozó szabályban meghatározott jog gyakorlása, kötelezettség teljesítése érdekében szükséges. A vizsgálat előtt részletesen tájékoztatni kell a munkavállalókat többek között arról, hogy az alkalmassági vizsgálat milyen készség, képesség felmérésére irányul, a vizsgálat milyen eszközzel, módszerrel történik. Amennyiben jogszabály írja elő a vizsgálat elvégzését, akkor tájékoztatni kell a munkavállalókat a jogszabály címéről és a pontos jogszabályhelyről is. Ezen adatkezelési tájékoztatót jelen szabályzat 4. számú melléklete tartalmazza.

(2) A munkaalkalmasságra, felkészültségre irányuló tesztlapok a munkáltató mind a munkaviszony létesítése előtt, mind pedig a munkaviszony fennállása alatt kitöltetheti a munkavállalókkal.

(3) Az egyértelműen munkaviszonnyal kapcsolatos, a munkafolyamatok hatékonyabb ellátása, megszervezése érdekében csak akkor tölthető ki a munkavállalók nagyobb csoportjával pszichológiai, vagy személyiségjegyek kutatására alkalmas tesztlap, ha az elemzés során felszínre került adatok nem köthetők az egyes konkrét munkavállalókhoz, vagyis anonim módon történik az adatok feldolgozása.

(4) A kezelhető személyes adatok köre: a munkaköri alkalmasság ténye, és az ehhez szükséges feltételek.

(5) Az adatkezelés jogalapja: a munkáltató jogos érdeke.

(6) A személyes adatok kezelésének célja: munkaviszony létesítése, fenntartása, munkakör betöltése.

(7) A személyes adatok címzettjei, illetve a címzettek kategóriái:

A vizsgálat eredményét a vizsgált munkavállalók, illetve a vizsgálatot végző szakember ismerhetik meg. A munkáltató csak azt az információt kaphatja meg, hogy a vizsgált személy a munkára alkalmas-e vagy sem, illetve milyen feltételek biztosítandók ehhez. A vizsgálat részleteit, illetve annak teljes dokumentációját a munkáltató nem ismerheti meg.

(8) A személyes adatok tárolásának időtartama: a munkaviszony megszűnését követő 50 év.

Felvételre jelentkező munkavállalók adatainak kezelése, pályázatok, önéletrajzok

(1) A kezelhető személyes adatok köre: a természetes személy neve, születési ideje, helye, anyja neve, lakcím, képesítési adatok, fénykép, telefonszám, e-mail cím, a jelentkezőről készített munkáltatói feljegyzés (ha van).

(2) A személyes adatok kezelésének célja: jelentkezés, pályázat elbírálása, a kiválasztottal munkaszerződés kötése. Az érintettet tájékoztatni kell arról, ha a munkáltató nem őt választotta az adott állásra.

(3) Az adatkezelés jogalapja: az érintett hozzájárulása.

(4) A személyes adatok címzettjei, illetve a címzettek kategóriái: a Társaságnál munkáltatói jogok gyakorlására jogosult vezető, munkaügyi feladatokat ellátó munkavállalók.

(5) A személyes adatok tárolásának időtartama: A jelentkezés, pályázat elbírálásáig. A ki nem választott jelentkezők személyes adatait törölni kell. Törölni kell annak adatait is, aki jelentkezését, pályázatát visszavonta.

(6) A munkáltató csak az érintett kifejezett, egyértelmű és önkéntes hozzájárulása alapján őrizheti meg a pályázatokat, feltéve, ha azok megőrzésére a jogszabályokkal összhangban álló adatkezelési célja elérése érdekében szükség van. Ezt a hozzájárulást a felvételi eljárás lezárását követően kell kérni a jelentkezőktől.

E-mail fiók használatának ellenőrzésével kapcsolatos adatkezelés

(1) Az Intézmény e-mail fiókot bocsát a munkavállaló rendelkezésére – ezen e-mail címet és fiókot a munkavállaló kizárólag munkaköri feladatai céljára használhatja, annak érdekében, hogy a munkavállalók ezen keresztül tartsák egymással a kapcsolatot, vagy a munkáltató képviseletében levelezzenek az ügyfelekkel, más személyekkel, szervezetekkel.

(2) A munkavállaló az e-mail fiókot személyes célra nem használhatja, a fiókban személyes leveleket nem tárolhat.

(3) A munkavállaló az e-mailben való levelezés során az ügyfelek, tanulónak jelentkezők, leendő munkavállalók, jelenlegi munkavállalók, személyes adatait kizárólag úgy kezelhetik, hogy az e-mailben hozzájárulásukat kérik ezen adataik kezeléséhez.

(4) A munkáltató jogosult az e-mail fiók teljes tartalmát és használatát rendszeresen – 3 havonta - ellenőrizni, ennek során az adatkezelés jogalapja a munkáltató jogos érdeke. Az ellenőrzés célja az e-mail fiók használatára vonatkozó munkáltatói rendelkezés betartásának ellenőrzése, továbbá a munkavállalói kötelezettségek (Mt. 8.§, 52. §) ellenőrzése.

(5) Az ellenőrzésre a munkáltató vezetője, vagy a munkáltatói jogok gyakorlója jogosult.

(6) Amennyiben az ellenőrzés körülményei nem zárják ki ennek lehetőségét, biztosítani kell, hogy a munkavállaló jelen lehessen az ellenőrzés során.

(7) Az ellenőrzés előtt tájékoztatni kell a munkavállalót arról, hogy milyen munkáltatói érdek miatt kerül sor az ellenőrzésre, munkáltató részéről ki végezheti az ellenőrzést, - milyen szabályok szerint kerülhet sor ellenőrzésre (fokozatosság elvének betartása) és mi az eljárás menete, - milyen jogai és jogorvoslati lehetőségei vannak az e-mail fiók ellenőrzésével együtt járó adatkezeléssel kapcsolatban.

(8) Az ellenőrzés során a fokozatosság elvét kell alkalmazni, így elsődlegesen az e-mail címéből és tárgyából kell megállapítani, hogy az a munkavállaló munkaköri feladatával kapcsolatos, és nem személyes célú. Nem személyes célú e-mailek tartalmát a munkáltató korlátozás nélkül vizsgálhatja.

(9) Ha jelen szabályzat rendelkezéseivel ellentétben az állapítható meg, hogy a munkavállaló az e-mail fiókot személyes célra használta, fel kell szólítani a munkavállalót, hogy a személyes adatokat haladéktalanul törölje. A munkavállaló távolléte, vagy együttműködésének hiánya esetén a személyes adatokat az ellenőrzéskor a munkáltató törli. Az e-mail fiók jelen szabályzattal ellentétes használata miatt a munkáltató a munkavállalóval szemben munkajogi jogkövetkezményeket alkalmazhat.

(10) A munkavállaló az e-mail fiók ellenőrzésével együtt járó adatkezeléssel kapcsolatban e szabályzatnak az érintett jogairól szóló fejezetében írt jogokkal élhet.

Számítógép, laptop, tablet ellenőrzésével kapcsolatos adatkezelés

(1) Az Intézmény által a munkavállaló részére munkavégzés céljára rendelkezésre bocsátott számítógépet, laptopot, tabletet a munkavállaló kizárólag munkaköri feladata ellátására használhatja, ezek magáncélú használatát az intézmény megtiltja, ezen eszközökön a munkavállaló semmilyen személyes adatot, levelezését nem kezelheti, és nem tárolhatja. A munkáltató ezen eszközökön tárolt adatokat ellenőrizheti. Ezen eszközök munkáltató általi ellenőrzésére és jogkövetkezményire egyebekben az előbbi a 9.§ rendelkezései irányadók.

A munkahelyi internethasználat ellenőrzésével kapcsolatos adatkezelés

(1) A munkavállaló csak a munkaköri feladatával kapcsolatos honlapokat tekintheti meg, a személyes célú munkahelyi internethasználatot a munkáltató megtiltja.

(2) A munkaköri feladatként az Intézmény nevében elvégzett internetes regisztrációk jogosultja az Intézmény, a regisztráció során az intézményre utaló azonosítót, jelszót kell alkalmazni. Amennyiben a személyes adatok megadása is szükséges a regisztrációhoz, a munkaviszony megszűnésekor azok törlését köteles kezdeményezni az Intézmény.

(3) A munkavállaló munkahelyi internethasználatát a munkáltató ellenőrizheti, amelyre és jogkövetkezményire a 9. § rendelkezései irányadók.

Munkahelyi kamerás megfigyeléssel kapcsolatos adatkezelés

(1) Intézményünkben, az ügyfélfogadásra nyitva álló helyiségeiben az emberi élet, testi épség, személyi szabadság, az üzleti titok védelme és a vagyonvédelem céljából elektronikus megfigyelőrendszert alkalmaz, amely képrögzítést is lehetővé tesz, ez alapján személyes adatnak tekinthető az érintett magatartása is, amit a kamera rögzít.

(2) Ezen adatkezelés jogalapja a munkáltató jogos érdekeinek érvényesítése, és az érintett hozzájárulása.

(3) Az elektronikus megfigyelőrendszer adott területen történő alkalmazásának tényéről, jól látható helyen, jól olvashatóan, a területen megjelenni kívánó harmadik személyek tájékozódását elősegítő módon figyelemfelhívó jelzést, tájékoztatást kell elhelyezni. A tájékoztatást minden egyes kamera vonatkozásában meg kell adni. Ez a tájékoztatás tartalmazza az elektronikai vagyonvédelmi rendszer által folytatott megfigyelés tényéről, valamint a rendszer által rögzített, személyes adatokat tartalmazó képfelvétel készítésének, tárolásának céljáról, az adatkezelés jogalapjáról, a felvétel tárolásának helyéről, a tárolás időtartamáról, a rendszert alkalmazó (üzemeltető) személyéről, az adatok megismerésére jogosult személyek köréről, továbbá az érintettek jogaira és érvényesítésük rendjére vonatkozó rendelkezéseiről szóló tájékoztatást is.

A tájékoztatás a jelen Szabályzat 5. számú mellékletét képezi.

(4) A megfigyelt területre belépő harmadik személyekről (ügyfelek, látogatók, vendégek) képfelvétel a hozzájárulásukkal készíthető és kezelhető. A hozzájárulás ráutaló magatartással is megadható. Ráutaló magatartás különösen, ha az ott tartózkodó természetes személy a megfigyelt területre az oda kihelyezett elektronikus megfigyelő-rendszer alkalmazásáról tájékoztató jelzés, ismertetés ellenére a területre bemegy.

(5) A rögzített felvételeket felhasználás hiányában maximum 3 (három) napig őrizzük meg. Felhasználásnak az minősül, ha a rögzített képfelvételt, valamint más személyes adatot bírósági vagy más hatósági eljárásban bizonyítékként kívánják felhasználni.

(6) Az, akinek jogát vagy jogos érdekét a képfelvétel adatának rögzítése érinti, a képfelvétel rögzítésétől számított három munkanapon belül jogának vagy jogos érdekének igazolásával kérheti, hogy az adatot annak kezelője ne semmisítse meg, illetve ne törölje.

(7) Nem lehet elektronikus megfigyelőrendszert alkalmazni olyan helyiségben, amelyben a megfigyelés az emberi méltóságot sértheti, így különösen az öltözőkben, zuhanyzókban, az illemhelyiségekben vagy például orvosi szobában, illetve az ahhoz tartozó váróban, továbbá az olyan helyiségben sem, amely a munkavállalók munkaközi szünetének eltöltése céljából lett kijelölve.

(8) Az elektronikus megfigyelőrendszerrel rögzített adatok megtekintésére a törvényben erre feljogosítottakon kívül a jogsértések feltárása és a rendszer működésének ellenőrzés céljából a kezelő személyzet, a munkáltató vezetője és helyettesei jogosultak.

Az elektronikus úton előállított, hitelesített és tárolt dokumentumok adatkezelése (e-napló)

Az elektronikus okirat a miniszter által jóváhagyott rendszer alkalmazásával elektronikus úton előállított, az SZMSZ-ben meghatározott rend szerint elektronikus aláírással ellátott, elektronikusan tárolt irat, melynek szabályait jogszabály határozza meg.

Az iskolában használt elektronikus okiratok a következők:

e-napló
elektronikus aláírással ellátott egyéb dokumentumok

Az intézményünkben használt, Magiszter iskolaadminisztrációs rendszer által generált e-napló három úton érhető el:

a helyi intézményi hálózathoz csatlakoztatott számítógépen keresztül, hozzáférési jogosultságot kapó felhasználók által
távoli asztal eléréssel az erre a célra üzemeltetett intézményi gépen keresztül, a jogosultságot kapó intézményi dolgozók által
a korlátozott tartalmú és korlátozott hozzáférésű internetes kezelőfelületen keresztül, a rendszer által generált azonosítóval és jelszóval (szülők, tanulók)

Az e-napló felhasználói csoportjai és feladataik

Iskolavezetés

Automatikus hozzáférése van az e-napló teljes adatbázisához. Elsősorban a rendszer, a napló vezetésével kapcsolatos ellenőrzési feladatai vannak.

Iskolaadminisztráció, iskolatitkárság

Aktualizálás a tanulók, az osztályok adatainak és ezek kapcsolatainak naprakész adminisztrációja. A szülői és tanulói azonosítók kezelése.

Tanítók, szaktanárok, osztályfőnökök

Tanórai adatok rögzítése, a napló haladási, hiányzási, értékelési részének vezetése, a tanulói adatokban történő változások nyomon követése és adminisztráltatása

Szülők

A szülők kizárólag saját gyermekeik napló bejegyzéseihez kapnak hozzáférési jogot az internetes felület eléréséhez. Az első belépéshez szükséges azonosítót és jelszót az iskolatitkártól személyesen vehetik át az intézményben, tanévkezdéskor.

Tanulók

A tanulók kizárólag saját napló bejegyzéseikhez kapnak hozzáférési jogot az internetes felületen keresztül. Az első belépéshez szükséges azonosítót és jelszót az osztályfőnöktől személyesen vehetik át az intézményben a tanévkezdés utáni héten.

A rendszer elérésének lehetőségei:

Az intézmény épületében elhelyezett e-napló fájlt tartalmazó szervert az iskola valamennyi hálózatra kötött irodai gépéről közvetlenül el lehet érni.

Az e-napló által kötelezően nyilvántartott adatok:

tanuló neve
születési helye, ideje
neme
állampolgársága (nem magyar állampolgár esetén a tartózkodás jogcíme, igazoló okirat megnevezése, száma)
lakóhely, tartózkodási hely címe, e-mail címe
tb azonosító jel
szülő, törvényes képviselő név, lakcím, tartózkodási cím, telefonszám, e-mail címe
a tanulói jogviszonnyal kapcsolatos adatok (felvételi, köznevelési alapfeladat, szüneteltetés, megszűnés, mulasztás, kiemelt figyelmet igénylő státusz és ennek adatai, tanuló és gyermekbaleseti adatok, oktatási azonosító, magántanulói státusz adatai, magatartás és szorgalmi értékelések, tantárgyi értékelések, fegyelmi és kártérítési ügyek, diákigazolvány sorszáma, évfolyamismétlés adatai, jogviszony létesítés, megszűnés időpontja)

Az Intézmény - a diákigazolványról szóló 180/2011. (IX. 2.) Korm. rendelet, 362/2011. (XII. 30.) Korm. rendelet előírásaira tekintettel – kiadta a Diákigazolvány Szabályzatát. E szabályzatban a diákigazolványok kezelésével kapcsolatos adatkezelések a felvételt nyert és tanulói jogviszonnyal rendelkező tanulók adatainak kezelésével megegyeznek.

Az intézmény rendezvényein készülő videó- és képfelvételek adatainak kezelése

Az intézmény rendezvényein videó- és képfelvételek készülhetnek. A rendezvényen résztvevők tudomására kell hozni ennek tényét.

Formája: a rendezvény helyszínén feltűnő helyre ki kell helyezni az alábbi feliratot:

„FELHÍVJUK KEDVES VENDÉGEINK FIGYELMÉT, HOGY A RENDEZVÉNY HELYSZÍNÉN KÉP- ÉS HANGFELVÉTELEK KÉSZÜLNEK. EZEKET A FELVÉTELEKET A HONLAPUNKON ÉS A KÖZÖSSÉGI OLDALUNKON FELHASZNÁLHATJUK.”

PANNON OKTATÁSI KÖZPONT

Az intézmény szűkkörű rendezvényein résztvevők a 10. sz. melléklet előzetes kitöltésével hozzájárulásukat adják képmás és hangfelvétel készítéséhez és felhasználásához.

Az Intézmény által szervezett nyári napközis gyermek táboroztatás során kezelt adatok

Az intézmény hivatali engedély alapján nyári napközis gyermek tábort szervez.

A táborba jelentkezők az intézményi honlapon és személyesen intézményünkben adhatják le jelentkezéseiket. A jelentkezési lapon a gyermek adatainak kezeléséhez a szülők/gondviselők hozzájárulása megtörténik.

IV. FEJEZET

SZERZŐDÉSHEZ KAPCSOLÓDÓ ADATKEZELÉSEK

Szerződő partnerek adatainak kezelése – vevők, szállítók nyilvántartása

Az Intézmény szerződés teljesítése jogcímén a szerződés megkötése, teljesítése, megszűnése, szerződési kedvezmény nyújtása céljából kezeli a vele vevőként, szállítóként szerződött természetes személy:

- nevét,

- születési nevét,

- születési idejét,

- anyja nevét,

- lakcímét,

- adóazonosító jelét,

- adószámát,

- vállalkozói, őstermelői igazolvány számát,

- személyi igazolvány számát,

- lakcímét,

- székhely, telephely címét,

- telefonszámát,

- e-mail címét,

- honlap-címét,

- bankszámlaszámát,

- vevőszámát (ügyfélszámát, rendelésszámát),

Ezen adatkezelés jogszerűnek minősül akkor is, ha az adatkezelés a szerződés megkötését megelőzően az érintett kérésére történő lépések megtételéhez szükséges. A személyes adatok címzettjei: az Intézmény marketing feladatokat ellátó munkavállalói, pénzügyi-, bér-, munkaügyi feladatokat ellátó munkavállalói, és adatfeldolgozói. A személyes adatok kezelésének időtartama: a szerződés megszűnését követő 5 év.

(2) Az érintettel az adatkezelés megkezdése előtt közölni kell, hogy az adatkezelés a szerződés teljesítése jogcímén alapul, az a tájékoztatás történhet a szerződésben is.

(3) Az érintettet személyes adatai adatfeldolgozó részére történő átadásáról tájékoztatni kell.

A természetes személlyel kötött szerződéshez kapcsolódó adatkezelési kikötés szövegét jelen Szabályzat 6. számú melléklete tartalmazza.

Jogi személy ügyfelek, vevők, szállítók természetes személy képviselőinek elérhetőségi adatai

(1) A kezelhető személyes adatok köre: a természetes személy neve, címe, telefonszáma, e-mail címe, online azonosítója.

(2) A személyes adatok kezelésének célja: az Intézmény jogi személy partnerével kötött szerződés teljesítése, üzleti kapcsolattartás, jogalapja: az érintett hozzájárulása.

(3) A személyes adatok címzettjei, illetve a címzettek kategóriái: az Intézmény marketing, pénzügyi feladatokat ellátó munkavállalói.

(4) A személyes adatok tárolásának időtartama: az üzleti kapcsolat, illetve az érintett képviselői minőségének fennállását követő 5 évig.

(5) Az adatfelvételi lapot jelen Szabályzat 7. számú melléklete tartalmazza. Ezen nyilatkozatot az ügyféllel, vevővel, szállítóval kapcsolatban álló munkavállalónak ismertetnie kell az érintett személlyel és a nyilatkozat aláírásával kérnie kell hozzájárulását személyes adatai kezeléséhez. A nyilatkozatot az adatkezelés időtartamáig meg kell őrizni.

Regisztráció a Társaság honlapján

(1) A honlapon a regisztráló természetes személy az erre vonatkozó négyzet bejelölésével adhatja meg hozzájárulását személyes adatai kezeléséhez. Tilos a négyzet előre bejelölése.

(2) A kezelhető személyes adatok köre: a természetes személy neve (vezetéknév, keresztnév), címe, telefonszáma, e-mail címe, online azonosító.

(3) A személyes adatok kezelésének célja:

1. A honlapon nyújtott szolgáltatások teljesítése.

2. Kapcsolatfelvétel, elektronikus, telefonos, SMS, és postai megkereséssel.

3. Tájékoztatás az Intézmény szolgáltatásairól, szerződési feltételeiről, akcióiról.

4. Reklám-küldemény a tájékoztatás során elektronikusan és postai úton küldhető.

5. A honlap használatának elemzése.

(4) Az adatkezelés jogalapja az érintett hozzájárulása.

(5) A személyes adatok adatfeldolgozói, címzettjei, illetve a címzettek kategóriái: az Intézmény marketing tevékenységével kapcsolatos feladatokat ellátó munkavállalói.

(6) A személyes adatok tárolásának időtartama: a regisztráció / szolgáltatás fennállásáig, vagy az érintett hozzájárulása visszavonásáig (törlési kérelméig).

Közösségi irányelvek / Adatkezelés az Intézmény Facebook oldalán

(1) Az Intézmény szolgáltatásai megismertetése, népszerűsítése céljából Facebook oldalt tart fenn.

(2) Az Intézmény Facebook oldalon feltett kérdés nem minősül hivatalosan benyújtott panasznak.

(3) Az Intézmény Facebook oldalán a látogatók által közzétett személyes adatokat az Intézmény nem kezeli.

(4) Az intézmény a Facebook oldalára feltehet adatokat (fényképek, nevek), ezek megtétele előtt az érintettek hozzájárulását kéri.

(5) A látogatókra a Facebook Adatvédelmi- és Szolgáltatási Feltételei irányadók.

(6) Jogellenes, vagy sértő tartalom publikálása esetén az Intézmény előzetes értesítés nélkül kizárhatja az érintettet a tagok közül, vagy törölheti hozzászólását.

(7) Az Intézmény nem felel a Facebook felhasználók által közzétett jogszabályt sértő adattartalmakért, hozzászólásokért. Az Intézmény nem felel semmilyen, a Facebook működéséből adódó hibáért, üzemzavarért vagy a rendszer működésének megváltoztatásából fakadó problémáért.

V. FEJEZET

JOGI KÖTELEZETTSÉGEN ALAPULÓ ADATKEZELÉSEK

Adatkezelés adó- és számviteli kötelezettségek teljesítése céljából

Az Intézmény jogi kötelezettség teljesítése jogcímén, törvényben előírt adó és számviteli kötelezettségek teljesítése (könyvelés, adózás) céljából kezeli a vevőként, szállítóként vele üzleti kapcsolatba lépő természetes személyek törvényben meghatározott adatait. A kezelt adatok az általános forgalmi adóról szóló 2017. évi CXXVII. tv. 169.§, és 202.§-a alapján különösen:

- adószám,

- név,

- cím,

- adózási státusz,

a számvitelről szóló 2000. évi C. törvény 167.§-a alapján:

- név,

- cím,

- a gazdasági műveletet elrendelő személy vagy szervezet megjelölése,

- az utalványozó és a rendelkezés végrehajtását igazoló személy, valamint a szervezettől függően az ellenőr aláírása;

a személyi jövedelemadóról szóló 1995. évi CXVII. törvény alapján:

- vállalkozói igazolvány száma,

- őstermelői igazolvány száma,

- adóazonosító jel.

(2) A személyes adatok tárolásának időtartama a jogalapot adó jogviszony megszűnését követő 50 év.

(3) A személyes adatok címzettjei: az Intézmény adózási, könyvviteli, bérszámfejtési, társadalombiztosítási feladatait ellátó munkavállalói és adatfeldolgozói.

Munkáltatói adatkezelés

(1) Az Intézmény jogi kötelezettség teljesítése jogcímén, törvényben előírt adó és járulékkötelezettségek teljesítése (adó-, adóelőleg, járulékok megállapítása, bérszámfejtés, társadalombiztosítási ügyintézés) céljából kezeli azon érintettek – munkavállalók, családtagjaik, foglalkoztatottak, egyéb juttatásban részesülők – adótörvényekben előírt személyes adatait, akikkel kifizetői (2017.CL. törvény az adózás rendjéről (Art.) 7.§ 31.) kapcsolatban áll. A kezelt adatok körét az Art. 50.§-a határozza meg, külön is kiemelve ebből: a természetes személy természetes személyazonosító adatait (ideértve az előző nevet és a titulust is), nemét, állampolgárságát, a természetes személy adóazonosító jelét, társadalombiztosítási azonosító jelét (TAJ szám). Amennyiben az adótörvények ehhez jogkövetkezményt fűznek, az Intézmény kezelheti a munkavállalók egészségügyi (Szja tv. 40.§) és szakszervezeti (Szja 47.§(2) b./) tagságra vonatkozó adatokat adó és járulékkötelezettségek teljésítés (bérszámfejtés, társadalombiztosítási ügyintézés) céljából.

(2) A személyes adatok tárolásának időtartama a jogalapot adó jogviszony megszűnését követő 50 év.

(3) A személyes adatok címzettjei: az Intézmény adózási, bérszámfejtési, társadalombiztosítási (kifizetői) feladatait ellátó munkavállalói és adatfeldolgozói.

VI. FEJEZET

ADATBIZONSÁGI INTÉZKEDÉSEK

Adatbiztonsági intézkedések

(1) Az Intézmény valamennyi célú és jogalapú adatkezelése vonatkozásában a személyes adatok biztonsága érdekében köteles megtenni azokat a technikai és szervezési intézkedéseket és kialakítani azokat az eljárási szabályokat, amelyek a Rendelet és az Infotv., érvényre juttatásához szükségesek.

(2) Az Adatkezelő az adatokat megfelelő intézkedésekkel védi a véletlen vagy jogellenes megsemmisítés, elvesztés, megváltoztatás, sérülés, jogosulatlan nyilvánosságra hozatal vagy az azokhoz való jogosulatlan hozzáférés ellen.

(3) Az intézmény a személyes adatokat bizalmas adatként minősíti és kezeli. A munkavállalókkal a személyes adatok kezelésére vonatkozóan titoktartási kötelezettséget ír elő, amelyre a 8. számú melléklet szerinti kikötést kell alkalmazni.

(4) A személyes adatokhoz való hozzáférést az Intézmény jogosultsági szintek megadásával korlátozza.

(5) Az Intézmény az informatikai rendszereket tűzfallal védi, és vírusvédelemmel látja el.

(6) Az Intézmény az elektronikus adatfeldolgozást, nyilvántartást számítógépes program útján végzi, amely megfelel az adatbiztonság követelményeinek. A program biztosítja, hogy az adatokhoz csak célhoz kötötten, ellenőrzött körülmények között csak azon személyek férjenek hozzá, akiknek a feladataik ellátása érdekében erre szükségük van.

(7) A személyes adatok automatizált feldolgozása során az adatkezelő és az adatfeldolgozó további intézkedésekkel biztosítja:

a) a jogosulatlan adatbevitel megakadályozását;

b) az automatikus adatfeldolgozó rendszerek jogosulatlan személyek általi, adatátviteli berendezés segítségével történő használatának megakadályozását;

c) annak ellenőrizhetőségét és megállapíthatóságát, hogy a személyes adatokat adatátviteli berendezés alkalmazásával mely szerveknek továbbították vagy továbbíthatják;

d) annak ellenőrizhetőségét és megállapíthatóságát, hogy mely személyes adatokat, mikor és ki vitte be az automatikus adatfeldolgozó rendszerekbe;

e) a telepített rendszerek üzemzavar esetén történő helyreállíthatóságát és

f) azt, hogy az automatizált feldolgozás során fellépő hibákról jelentés készüljön.

(8) Az Intézmény a személyes adatok védelme érdekében gondoskodik az elektronikus úton folytatott bejövő és kimenő kommunikáció ellenőrzéséről.

(9) A folyamatban levő munkavégzés, feldolgozás alatt levő papíralapú iratokhoz csak az illetékes ügyintézők férhetnek hozzá, a személyzeti, a bér- és munkaügyi, és egyéb személyes adatokat tartalmazó iratokat biztonságosan elzárva kell tartani.

(10) Biztosítani kell az adatok és az azokat hordozó eszközök, iratok megfelelő fizikai védelmét.

(11) Az intézményben és telephelyein az ügyfélfogadás során el kell kerülni, hogy az ügyfél személyes adatokat tartalmazó dokumentumokhoz hozzáférjen, vagy azokba betekinthessen.

(12) Az intézményben és telephelyein az iratmegsemmisítők használata kötelező.

VII. FEJEZET

ADATVÉDELMI INCIDENSEK KEZELÉSE

Az adatvédelmi incidens fogalma

(1) Adatvédelmi incidens: a biztonság olyan sérülése, amely a továbbított, tárolt vagy más módon kezelt személyes adatok véletlen vagy jogellenes megsemmisítését, elvesztését, megváltoztatását, jogosulatlan közlését vagy az azokhoz való jogosulatlan hozzáférést eredményezi; (Rendelet 4. cikk 12.)

(2) A leggyakoribb jelentett incidensek lehetnek például: a laptop vagy mobil telefon elvesztése, személyes adatok nem biztonságos tárolása (pl. szemetesbe dobott fizetési papírok); adatok nem biztonságos továbbítása, ügyfél- és vevő- partnerlisták illetéktelen másolása, továbbítása, szerver elleni támadások, honlap feltörése.

Adatvédelmi incidensek kezelése, orvoslása

(1) Adatvédelmi incidensek megelőzése, kezelése, a vonatkozó jogi előírások betartása az Intézmény vezetőjének feladata.

(2) Az informatikai rendszereken naplózni kell a hozzáféréseket és hozzáférési kísérleteket, és ezeket folyamatosan elemezni kell.

(3) Amennyiben az intézmény ellenőrzésre jogosult munkavállalói a feladataik ellátása során adatvédelmi incidenst észlelnek, haladéktalanul értesíteniük kell az Intézmény vezetőjét.

(4) Az Intézmény munkavállalói kötelesek jelenteni az Intézmény vezetőjének, vagy a munkáltatói jogok gyakorlójának, ha adatvédelmi incidenst, vagy arra utaló eseményt észlelnek.

(5) Adatvédelmi incidens bejelenthető az Intézmény központi e-mail címén, telefonszámán, amelyen a munkavállalók, szerződő partnerek, érintettek jelenteni tudják az alapul szolgáló eseményeket, biztonsági gyengeségeket.

(6) Adatvédelmi incidens bejelentése esetén az Intézmény vezetője – az informatikai munkatárs, a gazdasági vezető és a bejelentéssel érintett terület igazgató helyettesének bevonásával – haladéktalanul megvizsgálja a bejelentést, ennek során azonosítani kell az incidenst, el kell dönteni, hogy valódi incidensről, vagy téves riasztásról van szó. Meg kell vizsgálni és meg kell állapítani:

a. az incidens bekövetkezésének időpontját és helyét,

b. az incidens leírását, körülményeit, hatásait,

c. az incidens során kompromittálódott adatok körét, számosságát,

d. a kompromittálódott adatokkal érintett személyek körét,

e. az incidens elhárítása érdekében tett intézkedések leírását,

f. a kár megelőzése, elhárítása, csökkentése érdekében tett intézkedések leírását.

(7) Adatvédelmi incidens bekövetkezése esetén az érintett rendszereket, személyeket, adatokat be kell határolni és el kell különíteni és gondoskodni kell az incidens bekövetkezését alátámasztó bizonyítékok begyűjtéséről és megőrzéséről. Ezt követően lehet megkezdeni a károk helyreállítását és a jogszerű működés visszaállítását. 10. sz. melléklet

Adatvédelmi incidensek nyilvántartása

(1) Az adatvédelmi incidensekről nyilvántartást kell vezetni, amely tartalmazza:

a) az érintett személyes adatok körét,

b) az adatvédelmi incidenssel érintettek körét és számát,

c) az adatvédelmi incidens időpontját,

d) az adatvédelmi incidens körülményeit, hatásait,

e) az adatvédelmi incidens orvoslására megtett intézkedéseket,

f) az adatkezelést előíró jogszabályban meghatározott egyéb adatokat.

(2) A nyilvántartásban szereplő adatvédelmi incidensekre vonatkozó adatokat 5 évig meg kell őrizni. 11. sz. melléklet

VIII. FEJEZET

AZ ÉRINTETT SZEMÉLY JOGAI

Összefoglaló tájékoztatás az érintett jogairól

E pontban az áttekinthetőség és átláthatóság kedvéért röviden összefoglaljuk az érintett jogait, amelyek gyakorlására vonatkozó részletes tájékoztatást a következő fejezetben adjuk meg.

Előzetes tájékozódáshoz való jog

Az érintett jogosult arra, hogy az adatkezeléssel összefüggő tényekről és információkról az adatkezelés megkezdését megelőzően tájékoztatást kapjon.

(Rendelet 13-14. cikk)